Zasady RODO i Polityka prywatności

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Pacjentów oraz Użytkowników serwisu internetowego www.medycynaistomatologia.pl, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”) oraz polskimi przepisami prawa medycznego.

§ 1. Administrator Danych Osobowych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest JMC Medycyna i Stomatologia spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, podmiot leczniczy działający pod nazwą JMC Stomatologia, z siedzibą w Łodzi przy ul. Złotno 34, 94-221 Łódź, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001131968, NIP: 7272771778, REGON: 101012350 (dalej: „Administrator” lub „Klinika”).
2. Z Administratorem można skontaktować się we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
   • listownie: na adres siedziby Kliniki (ul. Złotno 34, 94-221 Łódź),
   • drogą elektroniczną: pod adresem e-mail: info@medycynaistomatologia.pl,
   • telefonicznie: pod numerami telefonów recepcji: +48 501 611 668 lub +48 42 686 28 80.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wyżej wskazanymi adresami.

§ 2. Cele, podstawy prawne oraz zakres przetwarzania danych

Klinika przetwarza dane osobowe Pacjentów oraz Użytkowników strony internetowej wyłącznie w ściśle określonych celach i w oparciu o konkretne podstawy prawne:

1. Profilaktyka zdrowotna, diagnoza medyczna i leczenie (stomatologiczne, chirurgiczne, protetyczne oraz fizjoterapeutyczne), kierowanie materiału tkankowego do badań histopatologicznych oraz prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej.
   Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 24 i 25 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz Ustawy o działalności leczniczej.
   Zakres danych: imię, nazwisko, numer PESEL (lub data urodzenia i seria/nr dokumentu tożsamości), płeć, adres zamieszkania, dane o stanie zdrowia, wywiad medyczny, wyniki badań (w tym histopatologicznych i analitycznych), zdjęcia RTG/CBCT, fotografie wewnątrzustne i zewnątrzustne (wizerunek twarzy), nagrania wideo mimiki i funkcji zwarcia (m.in. w protokołach DSD, exocad DentalCAD Smile Creator i MODJAW), skany 3D, dane przedstawiciela ustawowego (w przypadku małoletnich).
2. Rejestracja wizyt, zarządzanie grafikiem (w systemie FelgDent) oraz przypomnienia o wizycie (kontakt telefoniczny, SMS lub e-mail potwierdzający termin).
   Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO (organizacja procesu udzielania świadczeń zdrowotnych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
   Zakres danych: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, termin i rodzaj umówionej wizyty.
3. Obowiązki księgowe, podatkowe i rozliczeniowe (wystawianie faktur imiennych za wykonane zabiegi, przyjmowanie płatności, obsługa finansowania ratalnego).
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami Ustawy o rachunkowości oraz Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).
   Zakres danych: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL lub NIP, dane dotyczące płatności.
4. Ustalenie, dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami (np. rozpatrywanie reklamacji, postępowań ubezpieczeniowych).
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw).
   Zakres danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz dokumentacja medyczna i rozliczeniowa w niezbędnym zakresie.
5. Monitoring wizyjny na terenie Kliniki oraz wokół budynku (zapewnienie bezpieczeństwa Pacjentów, personelu oraz ochrona mienia przed wejściem do budynku, na parkingu Kliniki oraz wewnątrz budynku w częściach wspólnych: recepcja, poczekalnia, ciągi komunikacyjne).
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 23a Ustawy o działalności leczniczej.
   Zakres danych: wizerunek osób oraz numery rejestracyjne pojazdów przebywających w oznakowanych strefach objętych monitoringiem (z bezwzględnym poszanowaniem intymności i godności Pacjenta).
6. Obsługa zapytań przez formularz na stronie WWW, pocztę e-mail oraz media społecznościowe (Facebook, Instagram).
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (komunikacja z Użytkownikami).
   Zakres danych: imię, nazwisko lub nazwa profilu, numer telefonu, adres e-mail, treść zapytania.
7. Wykorzystanie wizerunku (np. publikacja metamorfozy uśmiechu) wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej, dobrowolnej, pisemnej zgody przez Pacjenta.
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna, dobrowolna zgoda Pacjenta).
   Zakres danych: fotografie lub materiały wideo przedstawiające efekt leczenia w zakresie określonym w pisemnej zgodzie.
8. Weryfikacja osób upoważnionych przez Pacjenta (obsługa oświadczeń Pacjenta o upoważnieniu osób bliskich do uzyskiwania informacji o stanie jego zdrowia oraz dostępu do dokumentacji medycznej).
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 26 ust. 1 oraz art. 9 ust. 3 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
   Zakres danych: imię, nazwisko, numer telefonu lub inne dane identyfikacyjne osoby upoważnionej wskazane bezpośrednio przez Pacjenta w dokumentacji medycznej.

§ 3. Okres przechowywania danych (Retencja)

1. Dokumentacja medyczna przechowywana jest przez okres wymagany bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa (zgodnie z art. 29 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta):
   • 20 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji medycznej (zasada ogólna),
   • 10 lat – w przypadku zdjęć rentgenowskich (RTG, pantomograficznych, tomografii komputerowej CBCT) przechowywanych poza dokumentacją medyczną Pacjenta, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
   • 22 lata – w zakresie dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia,
   • 5 lat – w przypadku skierowań na badania lub zleceń lekarza, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia (bądź 2 lata, jeżeli świadczenie nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się Pacjenta w ustalonym terminie, chyba że Pacjent odebrał skierowanie),
   • 30 lat – w przypadku zgonu Pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
2. Dane przetwarzane dla celów księgowych i podatkowych przechowujemy przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Nagrania z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (po tym czasie są automatycznie nadpisywane), chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. zgoda na publikację wizerunku lub zgoda marketingowa) przetwarzane są do momentu wycofania tej zgody przez Pacjenta.

§ 4. Odbiorcy danych osobowych oraz źródła ich pozyskiwania

1. W trosce o najwyższy standard leczenia, ciągłość opieki oraz bezpieczeństwo systemów informatycznych, dostęp do danych osobowych w niezbędnym zakresie mają upoważnieni pracownicy i współpracownicy Kliniki (lekarze dentyści, chirurdzy, fizjoterapeuci, higienistki i asystentki stomatologiczne, personel rejestracji) oraz podmioty zewnętrzne współpracujące z Administratorem na podstawie przepisów prawa lub umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):
   • Zewnętrzne laboratoria protetyczne, technicy dentystyczni oraz specjalistyczne centra planowania cyfrowego CAD/CAM – w celu cyfrowego projektowania uśmiechu (w protokołach DSD oraz exocad DentalCAD Smile Creator), analizy okluzyjnej oraz wykonania indywidualnych prac protetycznych, licówek, koron, szyn relaksacyjnych i szablonów chirurgicznych 3D (DentiqGuide, SnapGuide), w tym poprzez udostępnienie skanów wewnątrzustnych 3D, plików tomografii CBCT oraz diagnostycznych fotografii i nagrań wideo twarzy oraz uśmiechu Pacjenta.
   • Zewnętrzne pracownie histopatologiczne, laboratoria diagnostyczne i analityczne oraz inne podmioty lecznicze – w celu przeprowadzenia badania histopatologicznego pobranych wycinków tkankowych, zleconych badań analitycznych krwi lub zapewnienia ciągłości leczenia specjalistycznego.
   • Dostawcy certyfikowanego oprogramowania gabinetowego (EDM) oraz chmurowych systemów wymiany danych medycznych i projektowych – w tym dostawca systemu zarządzania gabinetem i rezerwacji FelgDent, szyfrowanej platformy chmurowej DS Core (obsługującej skanery wewnątrzustne Primescan), oprogramowania MODJAW, a także dostawcy usług chmurowego przesyłania i archiwizacji wielkogabarytowych plików diagnostycznych na potrzeby współpracy z laboratoriami (Google Drive, WeTransfer).
   • Podmioty i systemy publiczne uprawnione na mocy przepisów prawa, w tym System Informacji Medycznej (Platforma P1 / e-Zdrowie) w związku z wystawianiem e-Recept, e-Skierowań i e-Zwolnień, a także Narodowy Fundusz Zdrowia, Rzecznik Praw Pacjenta czy organy skarbowe.
   • Banki, operatorzy terminali płatniczych oraz instytucje finansujące leczenie ratalne (w szczególności system MediRaty) – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności bezgotówkowych lub uruchomienia finansowania ratalnego na wniosek Pacjenta.
   • Dostawcy usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, systemów powiadomień SMS oraz podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i ubezpieczeniowe na rzecz Kliniki.
2. Źródła pozyskiwania danych (art. 14 RODO): co do zasady dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pacjenta. W szczególnych przypadkach dane mogą zostać pozyskane z innych źródeł:
   • z systemów rezerwacji wizyt online oraz zewnętrznych portali medycznych (w szczególności FelgDent oraz ZnanyLekarz), za pośrednictwem których Pacjent samodzielnie umawia wizytę lub kieruje zapytanie do Kliniki,
   • od innego podmiotu leczniczego lub lekarza kierującego Pacjenta na konsultację specjalistyczną bądź diagnostykę obrazową (RTG/CBCT),
   • bezpośrednio od Pacjenta Kliniki – w zakresie danych kontaktowych i identyfikacyjnych osób bliskich, które Pacjent wskazał w dokumentacji medycznej jako osoby upoważnione do uzyskiwania informacji o stanie jego zdrowia oraz dostępu do dokumentacji medycznej.

§ 5. Prawa przysługujące Pacjentowi (Użytkownikowi)

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Klinikę, przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) oraz prawo do dokumentacji medycznej: Pacjent ma prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej. Zgodnie z art. 28 ust. 2a Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, pierwszy wyciąg, odpis, kopia lub wydruk dokumentacji medycznej jest wydawany bezpłatnie.
2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO): prawo do żądania niezwłocznego poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (z zastrzeżeniem, że wpisy w dokumentacji medycznej podlegają rygorom Ustawy o prawach pacjenta).
3. Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO): prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej Pacjenta przez cały ustawowy okres jej obowiązkowego przechowywania (zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b oraz lit. c RODO). Prawo to przysługuje natomiast w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub poza procesem leczenia.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) oraz prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w przypadkach określonych w przepisach RODO.
5. Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO): jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO): w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa (uodo.gov.pl).

§ 6. Obowiązek podania danych

1. Podanie danych osobowych podczas rejestracji i w procesie leczenia jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz Ustawy o działalności leczniczej. Odmowa podania danych identyfikacyjnych (w szczególności imienia, nazwiska oraz numeru PESEL) uniemożliwi weryfikację tożsamości Pacjenta, założenie dokumentacji medycznej i tym samym udzielenie świadczenia zdrowotnego (z wyjątkiem stanów nagłego zagrożenia zdrowia lub życia).
2. Podanie numeru telefonu lub adresu e-mail jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi przesyłanie automatycznych przypomnień SMS o terminie wizyty oraz szybki kontakt organizacyjny ze strony recepcji.
3. Podanie danych w formularzu kontaktowym na stronie internetowej jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) i brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

1. Dokumentacja medyczna Pacjentów prowadzona w systemie gabinetowym FelgDent przechowywana jest na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. W związku z korzystaniem przez Klinikę z chmurowych narzędzi komunikacji z laboratoriami protetycznymi i centrami planowania (takich jak DS Core, Google Drive, WeTransfer) oraz narzędzi analitycznych i społecznościowych na stronie WWW (Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited), niektóre dane mogą być przesyłane przez serwery globalnych dostawców zlokalizowane poza EOG (w szczególności w USA). W każdym takim przypadku transfer odbywa się wyłącznie w oparciu o decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych (EU-US Data Privacy Framework) lub Standardowe Klauzule Umowne (SCC) przy zachowaniu szyfrowania transmisji.
3. Dane osobowe Pacjentów nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu wywołującemu skutki prawne wobec Pacjenta w rozumieniu art. 22 RODO. Oprogramowanie diagnostyczne i projektowe wykorzystywane w Klinice (w tym tomografia CBCT, exocad DentalCAD Smile Creator, DentiqGuide, SnapGuide oraz MODJAW) pełni wyłącznie funkcję pomocniczą, a wszelkie decyzje diagnostyczne i medyczne podejmowane są każdorazowo przez lekarza prowadzącego lub wykwalifikowanego specjalistę Kliniki.

§ 8. Pliki cookies i technologie pokrewne

1. Serwis internetowy www.medycynaistomatologia.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
2. Zarządzanie zgodami na pliki cookies odbywa się za pośrednictwem platformy Cookiebot. Podczas pierwszej wizyty na stronie Użytkownik ma możliwość wyrażenia zgody na poszczególne kategorie plików cookies (statystyczne, marketingowe, preferencyjne) lub jej odrzucenia (z wyjątkiem plików ściśle niezbędnych do prawidłowego wyświetlania i bezpieczeństwa strony).
3. Szczegółowy, aktualizowany automatycznie wykaz wszystkich plików cookies stosowanych w serwisie, czas ich przechowywania oraz możliwość zmiany lub wycofania zgody w dowolnym momencie znajdują się w poniższej deklaracji: